Tens un problema? Identifica, desenvolupa, mesura i implementa

Puedes leer este post en castellano pinchando aquí. 

Sovint a les empreses detectar situacions en què és evident que alguns processos estan malament i han de ser canviats de forma eficient. Les persones responsables probablement efectuar una anàlisi per dibuixar un escenari el més ajustat possible a la realitat, en què descriuran on es volen posicionar en el futur i en el qual aportaran les possibles solucions per aconseguir aquests objectius.
Però la pregunta és: com estar completament segur que la solució adoptada funcionarà de manera efectiva al cent per cent en tots els sentits?
Quan es fan canvis en les companyies, amb la intenció de millorar processos o solucionar problemes, és important valorar les conseqüències que pot tenir fer les coses malament, ja que si aquestes són significatives l’ideal seria elaborar un projecte pilot implantat de forma controlada per veure els resultats, aplicar les correccions pertinents i modificar els processos que no funcionin com s’espera, abans de comprometre plenament els recursos disponibles.

Per assegurar els resultats, es pot utilitzar un popular procés anomenat PDCA (Plan – Do – Check – Act) també conegut com a cicle de Deming. Aquest procés em sembla especialment adequat per evitar diversos errors que suposen per a les empreses inversions que es poden quedar en foc d’encenalls pel simple fet de no realitzar les proves pertinents i aplicar canvis amb caràcter d’urgència basats en apreciacions i no en proves de la seva efectivitat.
El procés PDCA es compon de quatre punts: Planificar, fer, verificar i actuar, que podrien definir-se de la següent manera:

Planificar: Identificar i analitzar el problema.
És obvi que el primer pas és identificar exactament quin és el problema que cal solucionar. Per això pot ser útil utilitzar eines de diagnòstic, tipus diagrames de causa-efecte, i identificar i detallar tots els processos i activitats necessàries que ens portaran a aconseguir el resultat esperat. Quan finalitza aquest procés, es pot obtenir un mapa dels processos que se situen a l’arrel del problema. En aquesta fase es recolliran totes les dades disponibles per poder desenvolupar un pla o solució per al problema o per millorar algun procés.

Fer: Desenvolupar i provar una solució potencial al problema.
Aquesta fase es divideix en tres activitats, la primera és generar les possibles solucions basades en les dades recollides en la fase anterior; la segona és seleccionar la millor de les solucions possibles; i la tercera és posar en marxa un projecte pilot controlat a petita escala, és a dir, un petit assaig. És important entendre que la fase FER ( DO ) no vol dir aplicar de forma total la solució escollida, la plena implementació només es realitzarà en la fase ACTUAR.

Verificar: Mesurar l’eficàcia de la solució adoptada i analitzar.
Durant aquesta fase es mesura l’eficàcia de la solució, un cop aplicada en el programa pilot. S’hi reuneixen totes les dades recopilades i les millores que es podrien fer per aconseguir una millor qualitat en la solució adoptada. En funció dels resultats obtinguts amb la prova controlada, es pot repetir de nou el pas FER ( DO ) i el pas VERIFICAR ( CHECK ), per incorporar les millores addicionals necessàries.
Una vegada que el resultat és satisfactori i els costos de repetició d’aquesta fase siguin superiors als possibles beneficis, es pot passar a la fase final, que suposarà la implementació total.

Actuar: Implementar totalment la solució un cop provada i millorada.
Aquest és el pas final, es tracta de posar en marxa de forma completa la solució prèviament comprovada, però el cicle de Deming no finalitza aquí, ja que si el que estem buscant és una millora contínua dels processos, serà necessari iniciar aquesta roda novament i localitzar nous punts de millora.

Les fases «Fer» i «Verificar» poden ser repetides tantes vegades com sigui necessari, per tal de refinar el resultat i tornar a testejar, per finalment aplicar-lo de manera total amb garanties suficients.

El cicle PDCA està pensat per aplicar de manera metòdica aquests quatre passos en els processos de solució de problemes i aconseguir un alt nivell de qualitat en les solucions adoptades. Per això, serà imprescindible aplicar els quatre passos escrupolosament.
Els beneficis de l’aplicació d’aquest sistema de resolució de problemes són evidents, alguns d’ells serien:
• Recerca de noves solucions a problemes.
• Posada en pràctica de nous processos de forma controlada prèviament a ser implementats de forma més global.
• Evitar malgastar recursos a gran escala amb solucions que potser no ofereixen els resultats esperats.

L’ús d’aquest sistema té també la seva part negativa, ja que el procés és lent i per això no seria apropiat en situacions que requereixin solucions de forma urgent, però en general, les companyies haurien de plantejar la resolució de problemes i la millora en la qualitat de producte o serveis de forma contínua, evitant així situacions d’emergència que no permetin aplicar els canvis de forma controlada.

Este post fue publicado en el blog de ContuNegocio.es el 27 de Mayo del 2014

Foto: Sarah Klockars-Clauser